PROFESYONEL SEKRETERİN ELKİTABI [7 Sayfa]


PROFESYONEL SEKRETERİN ELKİTABI “Profesyonel Sekreterin Elkitabı”, sekreterler ve yönetici asistanları için bir masaüstü kaynak eser. Bu açıdan bir defa okunup bir kenara bırakılacak bir eser değil. Kitapta, şirketlerde sekreter ve yönetici asistanlarının etkinliğini ve verimliliğini artırmanın yolları anlatılıyor. Bu yollar anlatılırken aynı zamanda sekreterlerin karşılaşabileceği problemler ve bu problemlere çözümler sunuluyor. Kitaptaki konular örneklerle ve şekillerle izah edilmeye çalışılmış fakat yeterli değil. “Patronun rahat ve verimli çalışmasını sağlama” düşüncesiyle kaleme alınmış. Sadece sekreterlerin ve yönetici asistanlarının değil, hiyerarşik bir idare sisteminin öğesi olan herkes için faydalı olabilir. ASIM KARTAL BÖLÜM 1 PLANLAMA VE ORGANİZASYON BİLGİ EDİNME YOLUYLA PLANLAMA VE DÜZENLEME: Düzgün işleyen bir ofis oluşturmanın anahtarı yapılacak işleri planlamaktır. Yapılacak işlerin planlanması, sorunların ortaya çıkmasını beklemeden sizin bir şeyler yapmanız anlamına gelir. Yani neyin yapılması gerektiğini öngörme, doğabilecek olası “dar boğazları” ve onlarla en iyi şekilde nasıl baş edilebileceğini teşhis etme demektir. Bunu yapmanın yolu yapılacak işler planlama listesi geliştirmektir. Yapılacak işler planlama listesini kullanmak için şu adımları izleyin: 1. Patronunuz için yapmak zorunda olduğunuzu düşündüğünüz en önemli görevleri belirleyin ve sıralayın. 2. Patronunuzun gereksimine göre her maddenin önem derecesini seçin ve “Önem” sütununa listeleyin. 3. Şimdi her bir maddeye bakın ve her işin alacağı zaman ve size çıkaracağı güçlük açısından sıralamayı yapın. Sıralama değerini “Zorluk” sütununa girin. 4. Son olarak, eğer varsa,sorunları “Düşünceler” sütununa yazın. YAPILACAK İŞLER PLANLAMA LİSTESİ YAPILACAK İŞİN TANIMI ÖNEM ZORLUK DÜŞÜNCELER Departman bütçe raporu 2 4 Geliştir Min. pers. Toplantısı 5 3 _____ Otel rez. Ayarla 1 6 1 Nisan gezisi Telf. Değişiklik 4 1 Kontrol et Dosya sis.düzenle 3 2 _____ Fax tamir 6 5 Bu uygulama ile iki sütunu sıralamaya sokmakla,size göre iş önceliği ile iş zorluğunun ille de aynı derecede olmadığını görebildiniz. Bir başka planlama aracı: Yapılacak işleri planlama sürecinde yardımını göreceğiniz bir başka araç da duvara asacağınız “Bir Bakışta Bütün Bir Yıl Takvimi” olacaktır. Bu takvimle bir bakışta bütün bir yılın günlerini görebilir ve yapılacak işler arasındaki muhtemel çakışmaları görebilirsiniz. Kişisel Değerlendirme: Kişisel değerlendirme, “kendini gerçekleştirme” programını başlatmanın temelidir.Kendinizi tanımanız, zayıf ve güçlü yönlerinizi, nelerden hoşlanıp nelerden hoşlanadığınızı bilmeniz, potansiyel sorun alanlarını düzeltmek için gerekli becerileri kazanmanın anahtarıdır. Aşağıda sekreterlerin üzerine yüklenen stresin en önemli altı nedenini bulacaksınız. Bunların her biri iş performansı sorunlarına ve ilerleme eksikliği görülen alanlara yol açıyor olabilir.Bunları biliseniz, kişisel değerlendirme çabalarınızın bir parçası olarak yeni yöntemler araştırabilir ve bu stres faktörlerini azaltabilirsiniz. · Araya girme biçiminde rahatsız edilmeler · Kötü çalışma koşulları · Yetersiz İlerleme fırsatının olmayışı · Kararlarda ortak edilmeyiş · Yöneticilerle iletişim eksikliği · Yetersiz ücret ve yararlanma Kişisel Değerlendirmenizin Gerektirdiği Sorular: 1. Davranışlarım işimde geri kalmama neden oluyor mu? 2. Diğerlerini motive etmek için övgü dolu sözler kullanı [Ödev İndir]